O que é uma Plataforma de GED?
Uma plataforma de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é a solução ideal para empresas que buscam otimizar o gerenciamento e o arquivamento de documentos digitais. Com essa ferramenta, é possível armazenar, recuperar e compartilhar informações de forma rápida e segura, eliminando a necessidade de arquivos físicos e aumentando a eficiência dos processos internos.
Ao adotar uma plataforma de GED para arquivo digital, sua empresa se beneficia da redução de custos com papel, impressão e armazenamento físico. Além disso, garante que seus documentos estejam organizados e acessíveis, possibilitando uma agilidade na tomada de decisões e no atendimento ao cliente.
Benefícios de um Sistema de GED
Uma das principais vantagens de utilizar um sistema de GED é a centralização da informação. Em vez de documentos dispersos em pastas físicas ou em servidores variados, tudo fica reunido em um único local digital. Isso facilita a busca e a recuperação de dados, liberando os colaboradores para dedicar mais tempo a atividades estratégicas.
Outro benefício importante é a segurança. Com as falseações e extravios de documentos físicos, muitas empresas enfrentam riscos sérios. Com uma plataforma de GED para arquivo digital, é possível implementar controles de acesso, criptografia e backups automáticos, proporcionando tranquilidade e confiança nas informações armazenadas.
Como Funciona uma Plataforma de GED?
O funcionamento de uma plataforma de GED para arquivo digital é bastante intuitivo. Primeiramente, os documentos são digitalizados e organizados em categorias, tags ou pastas virtuais, facilitando sua localização. A partir daí, qualquer colaborador autorizado pode acessar e compartilhar informações em poucos cliques.
Além da digitalização, muitas plataformas de GED oferecem funcionalidades como versionamento de documentos, onde as alterações realizadas em arquivos são registradas, permitindo um reprocessamento histórico. Isso é fundamental para empresas que precisam manter conformidade e auditorias detalhadas.
Integração com Outros Sistemas
Uma das características mais atrativas de uma plataforma de GED para arquivo digital é a facilidade de integração com outros sistemas corporativos, como ERPs e CRMs. Essa conectividade potencializa o uso eficaz dos dados existentes e melhora a comunicação entre equipes, resultando em um fluxo de trabalho mais coeso.
Por meio de APIs e plugins, sua empresa pode sincronizar informações e automatizar processos. Isso significa que atualizações feitas em um sistema podem refletir imediatamente em outros, reduzindo a duplicidade de esforços e aumentando a precisão das informações geradas.
Facilidade de Uso e Adoção
Adotar uma plataforma de GED para arquivo digital não precisa ser um desafio. As interfaces modernas são projetadas para serem user-friendly, permitindo que usuários com pouca experiência em tecnologia consigam navegar e utilizar a ferramenta com eficiência.
Além disso, muitas empresas oferecem treinamentos e suporte técnico para assegurar que sua equipe consiga extrair o máximo potencial da plataforma. Essa facilidade de uso reduz a curva de aprendizagem e acelera o processo de implementação.
Compliance e Segurança da Informação
Com o aumento das regulamentações relacionadas à proteção de dados, como a LGPD, torna-se imperativo para as empresas assegurarem que a gestão de documentos esteja em conformidade. Uma plataforma de GED para arquivo digital pode ajudar nesse quesito, fornecendo ferramentas de gestão de consentimento e controle de acesso às informações sensíveis.
Além da conformidade legal, a segurança da informação é priorizada por sistemas de GED, que implementam práticas adequadas para assegurar que dados críticos estejam protegidos contra acessos não autorizados e ataques cibernéticos, garantindo a integridade e a confidencialidade das informações.
Redução de Custos e Ganhos de Eficiência
Investir em uma plataforma de GED para arquivo digital traz retorno significativo em termos de redução de custos operacionais. A eliminação de documentos físicos reduz gastos com papel, impressão e armazenamento. Além disso, a melhoria na organização e acessibilidade dos documentos gera eficiência nas operações do dia a dia.
Estudos mostram que empresas que adotam sistemas de gestão eletrônica de documentos conseguem economizar até 30% do tempo que gastariam com a busca por informações. Essa economia de tempo se traduz em maior produtividade e, consequentemente, em resultados mais positivos para o negócio.
Escolhendo a Plataforma de GED Certa
Ao escolher uma plataforma de GED para arquivo digital, é importante considerar fatores como escalabilidade, suporte ao cliente e a variedade de integrações disponíveis. A solução deve não apenas atender às suas necessidades atuais, como também ser flexível o suficiente para acompanhar o crescimento da sua empresa.
Além disso, avalie se a plataforma oferece recursos que atendam a especificidades do seu setor, como configuração de workflows personalizados e relatórios analíticos. Isso garantirá que você tenha uma ferramenta adequada ao seu contexto de atuação.
Solicite Um Orçamento
Não perca a chance de otimizar a gestão de documentos na sua empresa. Experimente os benefícios que uma plataforma de GED para arquivo digital pode oferecer e transforme a forma como você trabalha. Entre em contato conosco para solicitar um orçamento personalizado e descubra as melhores soluções para suas necessidades.
